거래명세서 란 무엇이고, 왜 필요한가?

거래명세서,뉴플로이, 재무회계 모듈

사업장에서 거래처에 재화나 용역을 제공하면 거래처에 세금계산서 발행을 하고, 거래처는 세금계산서 상 금액을 확인 후 거래대금을 입금하게 됩니다.

이와 별개로, 거래를 하다보면 종종 거래명세서를 요구하는 거래처가 있습니다. 세금계산서 상에 거래내용에 대한 정보가 있음에도 불구하고, 거래명세서를 따로 발송하게 되는 경우가 많은데요.

이번 포스팅에서는 거래명세서가 왜 필요한지에 대해 알아보겠습니다.

거래명세서

1. 거래명세서란?

거래명세서는 발생된 거래내역에 대해 공급사와 거래처가 거래내역을 증빙하는 서류로 활용됩니다.

재화의 품목 · 수량 · 단가 · 거래시기 · 비고등을 기록한 서류인데, 대다수의 기업 혹은 개인간의 거래에서 장부로 활용되고 있습니다.

다만, 적격증빙요건에는 충족되지 않아 비용으로 인정받기 위한 법적효력을 갖지는 않습니다.

적격증빙
세법상 법적으로 인정받을 수 있는 사업 관련 지출증빙이며, 3만원을 초과하여 지출하는 경우에는 반드시 적격증빙 서류를 수취해야 비용으로 인정받을 수 있습니다. 증빙서류로는 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증등이 있습니다.

지출증빙에 대한 법적 요건을 갖추지 않았음에도, 거래명세서를 주고받는 이유는 무엇일까요?

2. 거래명세서, 왜 필요할까요?

거래명세서로는 지출증빙에 대한 법적효력을 갖지 않음에도 불구하고 대다수의 기업 혹은 개인간의 거래에서 거래명세서를 주고받는 궁극적인 이유는 거래에 대해 정확한 기록을 남겨 신뢰를 쌓기 위함입니다.

구체적으로는 어떤 이유로 인해 거래명세서를 발행하게 될까요?

1) 지출의 사내 내부증빙

거래명세서는 사내 비용 지출 건의 자금집행 허가를 위해서 내부 지출증빙자료로 활용됩니다.

자재 납품을 받거나 사내 비품을 구매하게 되면 담당 부서에서는 거래처로부터 거래명세서 수령 후, 지출결의서에 첨부하여 사내 회계 · 자금 담당부서에 결재를 올리고 비용을 집행하게 되는데요.

간혹, 공급사 중 세금계산서에 합계금액만 기재하여 발행하는 업체들도 있습니다.

<세금계산서 발행화면 예시>

세금계산서

위의 예시처럼, 품목과, 수량, 단가 등에 대해 기재를 하지 않더라도 세금계산서 자체는 발행이 됩니다.

때문에, 구매사의 회계 담당부서에서는 어떤 품목을 얼마의 단가에 구입했는지 모를 수도 있는데요.

그럴 때 정확한 품목과 단가 등을 기입하여 거래명세서를 발송하게 된다면, 구매자 입장에서는 체결된 거래에 대해 세금계산서 대비 상세한 거래정보를 확인할 수 있습니다.

<거래명세서 예시 – 공급받는자 보관용 >

거래명세서

또한, 구매자 뿐만 아니라 공급자 입장에서도 거래명세서에 기록된 거래대금과 세금계산서 상의 발행금액을 비교해볼 수 있어 세금계산서가 제대로 발행되었는지 크로스 체크가 가능합니다.

2) 법적 분쟁시 거래증빙

거래명세서는 적격증빙자료가 아니기 때문에 법적효력은 없으나, 만약 거래처와 분쟁이 발생하게 되었을 때 객관적 자료라는 점에서 증빙자료로 활용 수 있습니다.

거래처와의 분쟁 뿐만 아니라, 구매자는 관할 세무서에서 매입세액 부당공제 혐의를 받게 되었을 때 관할세무서에 거래명세서를 소명자료로 제출할 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 거래명세서가 왜 필요한지에 대해 알아봤습니다. 거래명세서는 거래를 할 때 공급자와 구매자 상호간에 신뢰를 주고 공급자와 구매자 모두에게 안전장치 역할을 할 수 있는데요.

그렇지만, 세금계산서를 매번 발행하고 있음에도 거래명세서를 따로 만들어 발송하는 일은 공급사 입장에서 매번 귀찮은 업무가 아닐 수 없습니다.

세금계산서를 발행할 때, 거래명세서도 자동으로 전송된다면, 매출 증빙 업무에 쏟는 시간과 스트레스를 감소 시킬 수 있는데요. 뉴플로이 매출 · 매입 관리 자동화 소프트웨어를 이용하시면 세금계산서 발송 시 따로 거래명세서를 만들 필요없이 자동으로 생성되어 함께 발송할 수 있습니다.

하단 문의 폼 작성해 주시면 1개월 무료체험 안내 도와드리겠습니다.

매출 · 매입 관리 자동화 소프트웨어 1개월 무료체험 신청👇👇👇







    아래 포스팅도 함께 읽어보세요!


    📌 세금계산서 발급시, 청구발행과 영수발행은 무엇이 다른가?

    📌 [세금계산서 과세형태] 과세,영세,면세의 차이는?

    📌 [세금계산서 발급 형태] 매출, 매입, 위수탁 의 차이는?

    📌 현금영수증 발급 의무 대상?

    📌 홈택스 현금영수증 발급 방법

    📌 홈택스에서 수정세금계산서 발급하는 방법

    📌 전자세금계산서 의무발급 대상은?

    📌 홈택스에서 전자세금계산서 발급하는 방법


    답글 남기기

    이메일 주소는 공개되지 않습니다. 필수 필드는 *로 표시됩니다