나도 비서 한명 있었으면 좋겠다..AI 비서 가 필요할때!
“비서가 있었으면 좋겠다”라는 순간들
21세기 비즈니스 환경은 빠른 결정을 요구합니다. 하지만 동시에 일정 관리, 고객 커뮤니케이션, 데이터 정리 등으로 인해 시간을 잃는 경우가 많습니다. 미팅 일정 관리, 고객 연락처 정리, 끝없이 밀려드는 이메일 확인 등 수많은 업무에 압도당하는 일이 빈번합니다.
이럴 때마다 “비서가 한 명 있었으면 좋겠다”는 생각이 들지 않으셨나요? 하지만, 비서를 한 명 쓰는 것이 현실에선 쉽지가 않습니다. 인건비(주니어 기준 연봉 3천대)도 늘어나고, 사람 한 명 들인다는게 쉽지 않으니까요. 결국, “내가 좀더 일하고 말지…”라고 생각하게 되죠.
하지만, 일당백을 하는 중소사업자 오너일수록, 실무로 정신없는 하루를 보내는 기업 실무 담당자 일수록 더더욱 본업에 집중할수 있도록, 잡무를 서포트 받는 것이 중요할 수 있습니다. 우린 일당백, 이백을 하는 사람들이니까요.
업무를 지원하는 비서들의 업무들
1. 일정관리
- 스케줄 충돌을 방지하고, 우선순위에 맞게 조정
- 회의, 출장, 업무 관련 이벤트 등의 일정 관리
2. 커뮤니케이션 지원:
- 중요한 이메일이나 요청에 대한 우선 대응
- 전화 및 이메일을 통한 외부와의 커뮤니케이션 히스토리 관리
- 미팅후 전달받은 연락처와 명함 데이터 관리
- 경영진과 다른 직원들 간의 커뮤니케이션 중개
3. 회의 준비:
- 회의 후 후속 조치 및 정리
- 회의 자료 준비 및 회의록 작성
- 회의 장소 예약 및 참가자 조율
AI 비서 의 역할과 필요성
한편, 최근 AI기술의 발달로 위와 같은 업무들을 대행하는 소프트웨어 서비스가 한사람의 비서가 하는 역할을 대체하는 수준으로 발전하고 있습니다. 사람을 고용하지 않고도, 연봉 3천만원 수준의 인건비를 추가 하지 않고도, 위와 같은 업무들을 자동으로 처리해주고 있습니다.
AI 비서는 사용자가 직면하는 반복적이고 비효율적인 업무를 자동화하여 시간을 절약하고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다. AI 비서는 단순한 도구가 아니라 비즈니스의 동반자입니다.
요즘 비즈니스맨들을 위한 AI 업무 비서라는 타이틀을 내걸고, 글로벌하게 인기를 얻고 있는 KeepTalk(킵톡)과 같은 플랫폼은 사용자가 반복적인 작업에 시간을 빼앗기지 않도록 도와주고, 더 큰 가치를 창출할 수 있도록 돕습니다.
AI 업무 비서, KeepTalk (킵톡)의 주요기능
1. 디지털 명함 / AI 명함 스캔 / 웹명함
- 한국과 일본을 제외한 많은 국가에서 종이명함을 사용하는 문화는 점차 사라지고 있습니다. 특히 코로나 시대를 기점으로 디지털 명함으로의 전환이 가속화되었습니다. 종이명함을 매번 제작하는 데 드는 비용과, 첫 만남에서 비즈니스 예절을 갖추어 명함을 교환하고, 미팅 후에는 다시 스마트폰에 연락처를 입력하는 번거로움은 이제 과거의 일이 되었습니다.
- AI비서 킵톡 은 디지털 명함 카드를 무료로 제공하고, 연결된 웹명함 페이지를 제공하며, 받은 종이명함은 AI가 자동으로 연락처에 입력해줍니다.
2. 통화 기록과 히스토리의 자동관리
- “누구랑 언제 무슨 이야기를 나눴더라?”
- 비즈니스를 하는 사람들은 다양한 비즈니스 파트너와의 통화를 자주 하며, 업무상 중요한 통화기록을 효율적으로 관리하는 것이 중요합니다.
- 킵톡은 스마트폰에 녹음된 통화파일을 자동으로 클라우드와 동기화하고, AI를 통해 녹취록을 생성합니다. 또한, 각 사람별로 통화 기록을 자동으로 정리해주어 업무 효율성을 극대화합니다.
3. AI 비서 가 일정 및 비즈니스 네트워킹을 관리
- “우리 이번달에 저녁이나 같이 하시지요” “다음주 토요일에 강남역에서 점심이나 같이 하실까요?”등의 일상적인 통화 내용을 AI가 녹취록에서 체크, 일정으로 자동으로 추천
- 전세계 유저들과 오픈네트워킹, 전세계 박람회 정보 제공
AI 비서로 비즈니스의 미래를 열다
AI 비서는 단순한 도구가 아니라 비즈니스의 동반자입니다. KeepTalk와 같은 플랫폼은 사용자가 반복적인 작업에 시간을 빼앗기지 않도록 도와주고, 더 큰 가치를 창출할 수 있도록 돕습니다.
지금 바로 KeepTalk를 통해 스마트한 비즈니스 관리의 첫걸음을 내딛어 보세요. 단순 업무의 부담에서 벗어나 중요한 비즈니스 결정에 집중할 수 있는 시간이 열립니다.
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